Het behalen van een VCA-bedrijfscertificaat is geen eenmalige exercitie: het bedrijf krijgt elk jaar een controleaudit en elke drie jaar een volledige herbeoordeling. Wat gebeurt er als die audit niet positief uitvalt? Krijg je direct een rood kruis door je certificaat of is er ruimte om te herstellen? In dit artikel lees je wat er kan misgaan en welke stappen de certificerende instelling dan neemt.

Wat wordt tijdens een audit gecontroleerd?

Een certificerende instelling (zoals Kiwa) controleert bij een VCA-audit of het bedrijf aan alle eisen van de VCA-checklist voldoet, sinds 1 juli 2026 volgens het vernieuwde schema VCA 2026/6.1. De belangrijkste onderdelen:

• VGM-beleid en organisatie – is er een actief beleid voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu?
• Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) – is deze actueel en worden de bevindingen opgevolgd?
• Veiligheidsopleidingen – zijn alle medewerkers die VCA-plichtig werk doen gediplomeerd?
• Voorlichting en instructie – worden medewerkers voorgelicht over risico’s?
• Toolboxmeetings – worden die volgens schema gehouden en vastgelegd?
• VGM-inspecties – periodieke controles op de werkvloer met verslaglegging
• Incidentafhandeling – worden ongevallen en bijna-ongevallen geregistreerd, onderzocht en gebruikt voor verbetering?
• Noodvoorbereiding – noodplannen, ontruiming, bedrijfshulpverlening
• Werkvergunningen – procedures voor werk met verhoogd risico

De auditor kijkt naar beleid én praktijk: documenten worden bestudeerd én er vindt een werkplekbezoek plaats.

Categorieën van tekortkomingen: non-conformities

Als de auditor iets tegenkomt dat niet aan de eisen voldoet, noteert hij dat als non-conformity. Die zijn er in drie categorieën:

• Categorie 1 (major) – ernstige tekortkoming die een direct veiligheidsrisico vormt of een structurele eis raakt. Herstel moet snel plaatsvinden
• Categorie 2 (minor) – kleinere tekortkoming die wel hersteld moet worden maar geen acute risicosituatie vormt
• Opmerking – geen formele tekortkoming, maar een aandachtspunt dat verbeterpotentieel biedt

Het aantal en de zwaarte van de non-conformities bepaalt hoe de audit eindigt.

Wat gebeurt er bij non-conformities?

Bij één of meer non-conformities krijgt je bedrijf een hersteltermijn om de tekortkomingen op te lossen. De precieze termijn hangt af van de categorie:

• Categorie 1 (major) – moet doorgaans binnen 13 weken na de audit zijn opgelost en aangetoond
• Categorie 2 (minor) – geldt dezelfde termijn van 13 weken, met in de praktijk iets meer speling

Je dient een correctieplan in bij de certificerende instelling, met een beschrijving van hoe je de tekortkoming verhelpt en binnen welke termijn. Soms vraagt de CI om bewijs (foto’s, rapporten, aangepaste procedures); soms volgt een tussentijdse verificatie.

En als het niet lukt om te herstellen?

Als een major non-conformity niet binnen de afgesproken termijn wordt opgelost, of als structurele problemen blijven bestaan, kan de certificerende instelling zwaardere maatregelen nemen:

• Schorsing – het certificaat wordt tijdelijk ingetrokken; je mag het niet meer gebruiken voor aanbestedingen of opdrachten
• Intrekking – het certificaat wordt definitief ongeldig verklaard
• Weigering van hercertificering – na drie jaar krijgt het bedrijf geen nieuw certificaat

Een schorsing of intrekking heeft grote gevolgen: je bedrijf staat niet meer op de officiële lijsten van VCA-gecertificeerde bedrijven en wordt uitgesloten van opdrachten die VCA vereisen. Herstel en hercertificering kosten bovendien tijd en geld.

Wat kun je doen om de audit te halen?

De meeste audits leveren kleine non-conformities op – dat is normaal. Voorkom grote problemen door:

• Doorlopend bijhouden van documentatie – wacht niet tot de audit met de administratie
• Zorgen dat alle medewerkers gediplomeerd blijven – bewaak verlopen diploma’s proactief
• Toolboxmeetings en inspecties vastleggen – registratie is de basis voor aantoonbaarheid
• Bij elk incident onderzoek doen en verbetermaatregelen nemen – dit is een kernprincipe van VCA
• Interne audits houden – test jezelf voordat de CI komt

Meer over de inhoud van de audit lees je in De VCA-checklist: waar wordt je bedrijf op gecontroleerd?

Verlopen of ontbrekende VCA-diplomas bij medewerkers zijn een veelvoorkomende tekortkoming tijdens audits. Check tijdig het Centraal Diploma Register op cdr.ssvv.nl om dit te voorkomen.

Wat doe je met de uitkomst?

Een tegenvallende audituitkomst klinkt vervelend, maar is in de praktijk vaak een waardevolle wake-up call. Veel bedrijven die een schorsing hebben gehad, komen er gestructureerder uit terug: met betere documentatie, een scherpere RI&E en een veiligheidscultuur die niet meer leunt op ‘we doen het toch al goed’. De certificerende instelling is je tegenstander niet, maar wijst je op zaken waar een ongeval zich anders zou kunnen voltrekken. Behandel de bevindingen serieus en gebruik ze als bouwstenen voor een sterker veiligheidsbeleid.

Samenvatting

Bij een VCA-audit controleert de certificerende instelling of je bedrijf aan de VCA-checklist voldoet. Worden tekortkomingen gevonden, dan krijg je een hersteltermijn om non-conformities op te lossen. Bij structurele tekortkomingen kan het certificaat worden geschorst, ingetrokken of bij hercertificering geweigerd worden. Goede voorbereiding, doorlopende documentatie en interne audits voorkomen de meeste problemen.

Was dit antwoord nuttig?

0 0

Please Share Your Feedback

How Can We Improve This Article?

Submit